Datenschutz am Arbeitsplatz

Die Mitarbeiter werden heute oft vom Auftraggeber zur Verantwortung gezogen. Das Notebook muss beim Austritt aus dem Arbeitsplatz gesichert werden und es dürfen oft keine privaten USB-Sticks o.ä. eingesteckt werden. Es wird erläutert, was Sie als Mitarbeiter beachten müssen und wie weit Vorgesetzte bei der Überwachung der Datenschutzpolitik gehen können.

Welche Bedeutung hat der Datenschutz am Arbeitsplatz? Welche rechtlichen Grundlagen gibt es für den Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis? Es gibt kein eigenes Datenschutzgesetz oder über den Datenschutz am Arbeitsplatz. 2010 hat die Regierung einen Gesetzesentwurf zum Arbeitnehmerschutzgesetz vorgelegt, der auch einige juristische Innovationen enthält. Das Personaldatenschutzgesetz soll in das BDSG aufgenommen werden.

Der Gesetzesentwurf wurde jedoch von der politischen Seite nicht weiterverfolgt, da die Frage des Datenschutzes auf die EU-Ebene verlagert wurde. Die Hoffnung, dass die grundlegende EU-Datenschutzverordnung den Datenschutz am Arbeitsplatz besser regelt, ist inzwischen zerbrochen. Insoweit müssen sich die Mitarbeiter an § 32 BDSG halten. 1. können persönliche Angaben über einen Mitarbeiter für die Erfüllung des Arbeitsverhältnisses erfasst, bearbeitet oder verwendet werden, wenn dies für die Feststellung eines Arbeitsverhältnisses oder nach der Feststellung des Arbeitsverhältnisses für dessen Abwicklung oder Kündigung vonnöten ist.

Persönliche Angaben eines Mitarbeiters dürfen nur erfasst, bearbeitet oder zur Feststellung von strafbaren Handlungen verwendet werden, wenn der begründete Verdacht besteht, dass die betreffende Person eine strafbare Handlung im Arbeitsverhältnis begeht, dass die Erfassung, Bearbeitung oder Verwendung zur Feststellung notwendig ist und dass das berechtigte Interessen des Mitarbeiters am Ausschluß der Erfassung, Bearbeitung oder Verwendung nicht überwiegen, vor allem nicht die Natur und das Ausmass der Ursache.

Unterabsatz 1 gilt auch, wenn persönliche Angaben ohne automatische Bearbeitung oder Bearbeitung in oder aus einer nicht automatischen Akte erfasst, bearbeitet oder für die Bearbeitung oder Verwendung in einer solchen Akte erfasst werden. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie einen Hinweis zum Datenschutz am Arbeitsplatz einhalten.

Inwiefern dieser Absatz auch nach der Einführung der Basisdatenschutzverordnung noch Bestand haben wird, muss sich zeigen. Die Rechte und Verpflichtungen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern sind in diesem Recht jedoch nicht im Einzelnen geregelt. Was ist mit dem Datenschutz am Arbeitsplatz? Gemäß 32 BDSG dürfen Unternehmerinnen und Unternehmer personenbezogene Informationen sammeln, bearbeiten und verwenden, wenn dies für die Entscheidungsfindung über die Anstellung oder Kündigung notwendig ist.

Der Vorgesetzte kann darüber hinaus z. B. persönliche Informationen erheben, wenn dies für das vorhandene Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. In den Personalakten können die Laufbahn und die Kompetenzen des Mitarbeiters dargestellt werden. Jedoch hat der Unternehmer nicht nur Rechte, sondern auch Verpflichtungen. Es ist daher von großer Bedeutung, dass die Informationen gesichert sind und das mit den persönlichen Informationen in Kontakt kommende Fachpersonal angemessen unterwiesen wird.

Sollten die persönlichen Angaben in die falschen Händen geraten oder missbraucht werden, ist das Unternehmen zur Meldung gezwungen. Wenn es um den Datenschutz am Arbeitsplatz geht, darf der Vorgesetzte jedoch nicht alles tun. Es ist auch verboten, das Arbeitsverhalten des Arbeitnehmers zu dokumentieren. Der Vorgesetzte darf auch keine Information zum Themenbereich Spiritus einholen.

Ist es dem Auftraggeber gestattet, eine datenschutzrechtliche Überwachung im Unternehmen zu errichten? Geheime Videoüberwachungen am Arbeitsplatz sind regelmässig verboten und nur in sehr wenigen Ausnahmefällen gestattet, zum Beispiel zur Verurteilung eines Diebes. Filmaufnahmen in Räumlichkeiten, die dem Privatleben der Angestellten entsprechen (z.B. WC), sind nicht gestattet. Andernfalls muss der Arbeitnehmer über die Videoueberwachung informiert werden, die nur dann gestattet ist, wenn die Interessen des Arbeitsgebers nur durch Filmaufnahmen erfuellt werden koennen.

Kann der Auftraggeber die Benutzung des PC prüfen und ist der Privatgebrauch zulässig? Wenn der Vorgesetzte die Verwendung des PC, des Internet oder von E-Mails für den privaten Gebrauch nicht explizit zulässt, ist dies ebenfalls nicht erwünscht. Nach dem Datenschutz sind die Daten der Mitarbeiter besonders schutzwürdig. Aber darf der Auftraggeber die Verwendung prüfen?

Diesbezüglich hat das Landarbeitsgericht Berlin-Brandenburg 2016 (Az. 5 Sa 657/15) entschieden, was im Widerspruch zur Stellungnahme der Datenschutzbehörde steht. Sie sind der gleichen Ansicht, dass Firmen die elektronischen Mitteilungen ihrer Angestellten nicht oder nur in Ausnahmefällen aufbewahren dürfen, wenn eine Privatnutzung zulässig oder toleriert wird.

Das Auswerten von Internet-Browser-Daten und E-Mails ist zulässig, auch wenn der Angestellte damit nicht einverstanden ist und die Privatnutzung gestattet ist. Das widerspricht der früheren Vorgehensweise, da die Datenschutzbehörde der Ansicht ist, dass der Privatgebrauch die informatorische Eigenverantwortung der Beschäftigten in den Vordergrund stellt. Der Datenschutz am Arbeitsplatz muss daher in Zukunft anders gehandhabt werden.

Wenn die Privatnutzung von PC's verboten ist, darf der Geschäftsführer den Verkehr seiner Angestellten steuern, sofern er das BDSG einhält und auf den Sachverhalt der Erlaubnis verweisen kann. Ist dies nicht der Fall, gelten die gleichen Regeln wie bei der Videoüberwachung: Eine Überprüfung ist nur erlaubt, wenn sie dem Zweck des Beschäftigungsverhältnisses oder der Wahrung der berechtigten Unternehmensinteressen diente.

Was sind die Mitarbeitenden zu tun? Das Arbeitsverhältnis legt die wesentlichen Pflichten und möglichen Festlegungen zum Datenschutz am Arbeitsplatz fest. Beispielsweise unterstehen Mitarbeitende, die mit persönlichen Angaben umgehen, dem Datenschutz. Es ist Ihnen nicht gestattet, diese Information zu einem anderen Zeitpunkt als dem, für den sie gesammelt wurde, weiterzugeben oder zu verwenden.

Außerdem muss die Zeit zur Erfüllung der vertraglich festgelegten Arbeiten genutzt werden. Weitere Vorschriften zum Datenschutz am Arbeitsplatz bestehen: Das Gleiche darf nicht in die Hand von Unberechtigten gelangen, das Gleiche trifft auch auf Tasten, Harddisks, USB-Sticks, etc. zu. Dokumente mit persönlichen Angaben dürfen während der Abwesenheitszeit des Arbeitnehmers nicht öffentlich zugänglich sein.

Die Leinwand muss beim Austritt aus dem Arbeitsplatz gesperrt sein. Dokumente mit persönlichen oder firmeninternen Angaben, die nicht mehr benötigt werden, dürfen nicht in den üblichen Papierkorb geladen werden. Entdeckt der Vorgesetzte zum Beispiel eine überproportionale Privatnutzung des PC, besteht die Gefahr arbeitsrechtlicher Folgen. Bei Rückfragen kontaktieren Sie bitte einen Arbeitsrechtsanwalt. Jeder, der sonst gegen den Datenschutz am Arbeitsplatz verstößt, muss etwas Ähnliches fürchten.

Wie verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer eine Datenschutzverletzung durch den Auftraggeber bemerkt? Sie können sich in einem solchen Falle an den Beauftragten für den Datenschutz und die Beschreibung des Verdachts richten. - Ansonsten sind diese Datenschutzbestimmungen bereits auf Anwendungen anwendbar. Gibt es eine Datenschutzverletzung durch den Auftraggeber? Bitte kontaktieren Sie den Beauftragten für den Datenschutz.

Schließlich noch einige Hinweise für die Beschäftigten zur Optimierung des Datenschutzes am Arbeitsplatz. Melden Sie sich ab, wenn Sie die Workstation beenden und den Monitor verriegeln. Verschließen Sie vertrauliche Dokumente, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlässt. Lassen Sie keinen Dritten auf Ihren Arbeitsplatz zugreifen, wenn Sie nicht anwesend sind.

Verwenden Sie keine fremden Träger. Ebenso wie Dokumente, die sensible Informationen enthalten, sind auch andere Medien wie z. B. Harddisks, DVDs etc. nicht leicht zu beseitigen, sondern müssen entsprechend den Vorschriften vernichtet werden. Senden Sie keine unverschlüsselten persönlichen Informationen per E-Mail. Damit sind Sie beim Datenschutz am Arbeitsplatz gut positioniert. Bei Unsicherheiten oder weiteren Rückfragen steht Ihnen der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens zur Seite.