Email Filter

Wir bieten auch die Moeglichkeit, Filter zu erstellen (unabhaengig von Ihrem E-Mail-Programm) und diese fuer Ihre E-Mail-Adressen zu verwenden. Es gibt zwei gute Argumente, warum Sie bei uns eine Filterregel einrichten sollten (statt in Ihrem E-Mail-Programm): In diesem Fall sind die Filter immer gültig und müssen nicht in jedem Anwendungsprogramm nachjustiert werden.

Nachfolgend sind einige charakteristische Anwendungsbeispiele (sozusagen aus dem Leben;) aufgeführt, für die sinnvolle Verwendung von Filterregeln: - Mails von Ihrer Partnerin sollten nun in das Verzeichnis "Schatzi" gehen. - Werbemails (oder solche, die unser Redaktionssystem als solche erkennt) sollten in der Betreffzeile gekennzeichnet werden. Dazu sind folgende Arbeitsschritte erforderlich: Sie legen Vorschriften (sogenannte "Filtergruppen") fest, die die E-Mails, mit denen eine gewisse Handlung ausgeführt werden soll, eindeutig benennen.

Sie definieren für jedes Ihrer E-Mail-Konten, welche Vorschriften dort gelten sollen und was mit E-Mails geschieht, die der Vorschrift genügen. Die Zuweisung einer Filtrationsgruppe zu einem E-Mail-Konto ist hier zu finden:

Einem E-Mail-Konto einen E-Mail-Filter hinzufügen?

Email-Filter | Benutzerhandbuch

Wenn Sie Ihre E-Mails über den direkten SMTP-Empfang erhalten, können Sie E-Mails von namhaften Spam-Versendern sofort zurückweisen und als erste Spam-Filterstufe akzeptieren und somit den Versand von E-Mails verhindern. Das entlastet das Gerät und verhindert unnötige Datenübertragungen. Wenn der Menüpunkt Services > E-Mail Filter > Spam > Settings aktiviert ist, wird die IP jedes einzelnen Rechners, der E-Mails über DNS versenden möchte, geprüft.

Wird die IP auf mehreren Sperrlisten zugleich als Spam-Absender aufgeführt, wird der E-Mail-Empfang in der Regel von diesem Rechner abgewiesen. Wenn die IP des Senderservers nur in wenigen oder gar keinen Sperrlisten vorhanden ist, wird die E-Mail von den weiteren Ebenen des Spam-Filters akzeptiert und sorgfältig durchsucht. Eine E-Mail wird sowohl nach spamtypischen Gesichtspunkten (spezielle Wörter, viele Rufzeichen, unzulässige Absender-Adressen usw.) als auch nach einem bayerischen Wort-Filter untergliedert.

Das System prüft, ob die in der E-Mail angegebenen E-Mail-Adressen und Adressen in unterschiedlichen Blacklisten erscheinen. Diese Prüfung wird auch für jede einzelne E-Mail durchgeführt, daher sollten Sie diese Möglichkeit nur dann einschalten, wenn Ihre Internet-Verbindung nicht pro Einheit oder Wählversuch abrechnet wird. Bei Razor werden Spammails manuell als Spams gekennzeichnet.

Die Anzahl der Personen, die eine E-Mail als Spamming bewerten, wird umso höher sein, je höher sie ist. Bei aktiviertem Filter (unter Services > E-Mail-Filter > E-Mail > Filter > Einstellungen) wird für jede E-Mail ein Spampunktwert bestimmt und in einem eigenen E-Mail-Kopf gespeichert. Dabei werden jedoch keine E-Mails entfernt oder bewegt. Zusätzlich wird in der Kopfzeile "X-Spam-Status:" detailliert beschrieben, warum eine E-Mail Spams sind oder nicht.

Mit zunehmender Höhe des Spam-Scores steigt die Gefahr, dass es sich um Spams handele. Weniger als 4 bedeuten in der Regel die gewünschten Emails. Ein Wert zwischen 5 und 8 erhöht die Gefahr von Spams, kann aber trotzdem eine gewünschte E-Mail sein. Ab einem Wert von 8 ist die E-Mail mit ziemlicher Sicherheit Spams.

Der Schwellenwert ist umso geringer, je mehr E-Mails herausgefiltert werden. Zugleich erhöht sich aber auch das Risiko, dass eine bedeutende E-Mail in den Spamordner gelangt. Verdächtiger Spamming ist für E-Mails bestimmt, die zwar eindeutige Spam-Eigenschaften haben, aber nicht klar als Spamming eingestuft werden können. Wir empfehlen, diese E-Mails regelmässig (z.B. einmal pro Woche) durchzugehen.

Spams sind E-Mails, die klar als Spams identifiziert wurden. In der Regel müssen diese E-Mails nicht von Hand geprüft werden. Im Falle von falschen Konfigurationen ist es jedoch empfehlenswert, diese E-Mails nicht gleich zu entfernen, sondern für einige Tage beizubehalten. Die Schwellenwerte 5 für vermuteten und 8 für vermuteten Spamming haben sich als guter Kompromiß erwiesen.

Über Services > E-Mail Filter > Global kann der weltweite Filter für E-Mails eingeschaltet werden. Dabei werden alle eingehenden E-Mails gefiltert - egal ob sie an einen örtlichen Nutzer gehen oder weitergereicht werden. Folgende Filter-Aktionen können getrennt für Spams und verdächtige Spams konfiguriert werden. Das bedeutet, dass die beiden Bereiche Verdacht auf Spams und Spams anders betrachtet werden können.

Damit wird sichergestellt, dass "***SPAM***" oder "***SPAM-Verdacht***" vor jeder betreffenden E-Mail in der Betreffzeile steht. Das ist besonders nützlich, wenn die E-Mails ordnungsgemäß versendet werden. Wenn die betreffenden E-Mails weiter ihren gewohnten Weg gehen und nicht angehalten oder weitergeleitet werden. Das ist besonders im Hinblick auf die Änderung des Themas und einer Filter-Regel auf dem Ziel-Server nützlich.

Dann kann die Filter-Regel auf dem Ziel-Server die E-Mails je nach Betreff in entsprechenden Unterordnern abspeichern. Hiermit werden die betreffenden E-Mails an eine gemeinsame Adresse weitergeleitet. Im Bedarfsfall können fehlerhaft entdeckte Quarantäne-E-Mails wieder freigeschaltet und ordnungsgemäß ausgeliefert werden. Sie erreichen die Spamquarantäne selbst unter Services > E-Mail Filter > Quarantine > Spam.

Damit jeder Adressat einen Gesamtüberblick über seine gefilterte E-Mail erhält, gibt es die Reportfunktion. Jeder Adressat erhält bei Aktivierung eine E-Mail mit einer Liste der herausgefilterten E-Mails zu den eingestellten Sendezeiten. Bei der Berichts-E-Mail gibt es unter den Angaben zu jeder filtrierten E-Mail einen Link, mit dem die zugehörige E-Mail aus der Isolierung entlassen werden kann.

Die Berichts-E-Mails beinhalten die Betreffzeilen der herausgefilterten E-Mails, so dass ein zusätzlicher Spam-Filter auf dem Ziel-Server oder -Programm die Berichts-E-Mails möglicherweise falsch als Spams ausweist. Wenn eine E-Mail einen Nutzer trifft, der den Filter unter Benutzer-Manager > Benutzer: E-Mail-Filter eingeschaltet hat, wird die E-Mail geprüft.

Für E-Mails, die im Verdacht stehen, Spam zu sein, gibt es einen Schwellenwert und einen für "echten" Spam. Wenn die E-Mail einen Spam-Score hat, der grösser oder gleich dem eingegebenen Schwellenwert ist, wird sie nicht entfernt, sondern in den IMAP-Unterordnern "Suspected Spam" oder "Spam" des Nutzers gespeichert. Bei Bedarf können Spam-Mails auch an eine gemeinsame Adresse geleitet werden. Jedem Nutzer steht die Einflussmöglichkeit über Blacklisten (alle diese Sender oder Adressaten sind immer Spam) und Whitelists (alle diese Sender oder Adressaten sind nie Spam) zur Verfügung.

Bei einem Benutzerzugriff über IMAP sind die Subordner sofort ersichtlich. Die Spam-E-Mails verbleiben beim Aufruf über pp3 auf dem Rechner. Der Spam-Filter überprüft im Standardmodus alle "Received"-Header einer E-Mail daraufhin, ob ihre IP-Adressen in DNS-Blacklists sind. Zur Unterscheidung der IP des zuletzt gesendeten Servers von falschen Angaben muss das Gesamtsystem wissen, welche sind.

In der Regel können Sie davon ausgehen, dass alle für den Erhalt und die Bearbeitung Ihrer eigenen E-Mails eingerichteten Mailserver vertrauenswürdig sind, da deren Anbieter vertragsgemäß sind. Vertrauenswürdige Bediener mit direkten Konten für POP und Mailbox. Sie werden in die Auflistung glaubwürdiger Datenserver aufgenommen. Es kann in den nachfolgenden Situationen erforderlich sein, die Serverliste anzupassen:

Dabei müssen die IP-Adressen oder DNS-Namen aller dazwischenliegenden Datenserver in die Namensliste der "anderen vertrauenswürdigen Server" eintragen werden. Dabei müssen die IP-Adressen aller für den E-Mail-Empfang externen Servern (MX-Eintrag der Domain) in die Auflistung " andere glaubwürdige Datenserver " eintragen werden. Dabei muss die Originaldomain A in die Auflistung der " credible domains " miteinbezogen werden.

Vertrauenswürdige Datenserver für einzelne POP-Accounts. Sie werden als vertrauenswürdig erachtet. Dabei werden die für diese Domain verantwortlichen Mailserver (MX-Einträge) befragt und ebenfalls als vertrauenswürdige Mailserver angenommen. Es kann in den nachfolgenden Situationen notwendig sein, die Serverliste anzupassen: Für die eigenen E-Mails nutzt der Anbieter andere als für die E-Mails der Auftraggeber.

Geben Sie in diesem Falle die Domains aller von Ihnen genutzten E-Mail-Adressen in die Auflistung der " credible domains " ein. Die E-Mails werden vom Anbieter auf einem Rechner entgegengenommen, z.B. zur Prüfung an einen anderen Rechner weitergereicht und dann wieder zur Abholung bereitstehen. Sie müssen in diesem Falle die IP-Adressen oder DNS-Namen aller für die Prüfung benutzten intermediären Datenserver in die Auflistung " andere glaubwürdige Datenserver " eingeben.

Emails werden von einer Domain entgegengenommen und an eine andere Domain weitergereicht.

Der E-Mail Virenscanner kann unter Services > E-Mail Filter > Antivirus eingeschaltet werden. Falls ein gefundener Schädling unter Services > E-Mail-Filter > Quarantäne: Virenquarantäne steht, kann er dort vom Systemadministrator eingesehen werden. Wenn die Checksummen als schädlich bekannt sind, wird die E-Mail blockiert. Dadurch wird sichergestellt, dass keine ausführbaren Dateien per E-Mail an einen Computer im Netzwerk gesendet werden.

Außerdem erfolgt eine Typenerkennung der in der E-Mail vorhandenen Informationen. Unter dem Menüpunkt Services > E-Mail-Filter > Attachment > Filter-Listen können Sie Filter-Listen für Datei-Anhänge erstellen. Häufig werden in der Realität Schädlinge beobachtet, die in chiffrierten Dateien versendet werden und deren Kennwort dann im Mailtext oder einem Attachment zu finden ist.

Weil die Absender-Adresse von E-Mails nach Belieben verfälscht werden kann und in der Realität festgestellt wurde, dass auf befallenen Rechnern von Partnern usw. die E-Mail-Programme für miteinander kommunizierende E-Mail-Adressen von Angreifern gezielt vorgelesen werden, ist es nicht empfehlenswert, chiffrierte Attachments völlig unfiltriert passieren zu lassen. Bei E-Mails mit verschlüsseltem Anhang sollte der Adressat immer darauf achten, dass das benutzte Kennwort nicht in der E-Mail selbst steht oder verknüpft ist, sondern zuvor über einen anderen Weg, z.B. per Telephon, mit diesem Gesprächspartner identifiziert wurde.

Dabei wird keine spezielle Filtrierung für Office-Akten durchgeführt, sondern nur die gleichen Werte, wie sie unter Anwendung festgelegt wurden. Es sind die Filter-Listen "Erlaubt", "Alle verboten" und "Ausführbare Dateien" voreingestellt. Definieren Sie unter Services > E-Mail Filter > Attachment > Settings die globalen Filtereinstellungen für den Attachment-Filter und die "Default Filter List". Über diese Standardliste werden die ausgehenden E-Mails und die Domainweiterleitung durchsucht.

Ankommende E-Mails nutzen die Filter-Liste der Nutzer. Wenn ein Anwender in mehreren Arbeitsgruppen mit verschiedenen Filtern ist, werden die Listen vermischt. Wenn eine E-Mail filtriert wird, wird sie unter Services > E-Mail-Filter > Quarantäne: Anlage unterdrückt. Später kann die E-Mail per Knopfdruck ausgelöst oder entfernt werden.

Als Alternative können eingehende E-Mails auch ohne den (potenziell gefährlichen) Dateianhang zugestellt werden.