Wenn die Empfindlichkeit gegenüber Spam-Mails zu gering ist, erreichen mehr Spam-Mails Ihren Eingang. Wenn die Empfindlichkeit zu hoch ist, bekommen Sie wenig oder keinen Spam. Im letzteren Falle werden wahrscheinlich auch rechtmäßige E-Mails zunehmend "gestoppt" und vom Mail-Server zurückhalten. Für hohe Spam-Filter überprüfen Sie die Junk-Eingänge regelmässig, damit keine wichtigen und legitimen E-Mails vergessen werden.
Wenn Spam-Mails zunehmen, ist es sinnvoll, im E-Mail-Client entsprechende Fehler zu beheben (z.B. Donnervogel, Opera Mail, Microsoft Outlook, Windows Live Mail, etc.). Filterung heißt, dass E-Mails von gewissen Adressaten unmittelbar aus dem Internet in den korrekten Speicherort übertragen werden. Zum Beispiel könnte es einen Folder namens "Existing Customer Inbox" gibt > Hier gehen alle E-Mails von namhaften Anwendern hin.
Die Nachrichten aller Partner und Lieferanten kommen in den Folder "Partner Posteingang". Im Gegenzug werden alle E-Mails von nicht bekannten Adressaten in den allgemeinen "Posteingang" geschickt. Durch das Vorsortieren durch die Sortierung durch die Filter dauert das Sortieren der fremden E-Mails (am besten einmal täglich) deutlich weniger Zeit! Dies ist nicht nur wegen Spam in Firmen sinnvoll.
Jetzt geht es darum, was Sie tun können, um zu verhindern, dass Ihre Nachrichten unschuldig in den Filter stecken und ihre Empfänger nicht erreicht werden. Wenn Sie also auf zivilisierte und höfliche Weise verfassen, sind die Chancen, als Spam gekennzeichnet zu werden, ohnehin nicht hoch. In jeder einzelnen Nachricht sollte ein Verweis zum Abbestellen des Newsletters sein.
Auf diese Weise vermeiden Sie, dass die Adressaten Ihre Nachricht als Spam einstufen, weil sie nicht wissen, wie sie sich austragen sollen (siehe auch Abmeldung wie ein Gentleman). Senden Sie die Emails immer von der gleichen Anschrift. Im Idealfall werden sie, wenn die Adressaten sie in ihr Adreßbuch eintragen, so gut wie nie als Spam gekennzeichnet.
Ihre gesendeten Nachrichten sollten für die Adressaten von Bedeutung sein. Die Anzahl der Benutzer bei großen Mail-Providern, die Ihre Nachrichten nicht gelesen haben, verschlechtert Ihre Bewertung. Vermeide Worte in Großbuchstaben. Vermeiden Sie auch andere Formatierungen mit speziellen Zeichen oder zusätzliche Zwischenräume. Ob Sie eine aktuelle E-Mail-Marketing-Software oder ein herkömmliches Newslettersystem verwenden, hier kann nichts passieren.
Wenn Sie über Dinge berichten wollen, bei denen Spam oft versendet wird, müssen Sie sehr aufpassen. Vermeiden Sie es jedoch, solche Wörter zu oft zu benennen, um den Grenzwert nicht zu überschreiten. Schreibe nicht über andere wichtige Dinge in derselben E-Mail - du solltest dich besser im kommenden Rundbrief über kostspielige Armbanduhren oder Leihgaben unterrichten.
Wenn die Domain in vorherigen Spammails auftaucht, werden Ihre Nachrichten mit einem Link zu dieser Domain auch als Spam eingestuft. Es ist am besten, wenn alle Verbindungen nur zu Ihrem eigenen Rechner geführt werden. Also wenn alle Fotos und alle weiteren Verknüpfungen mit "www.ihrserver. de" anfangen. Um so weniger Nachrichten als nicht zustellbar kommen, umso besser ist Ihre Bewertung bei den Mail-Servern.
Achte auf die Hygiene der Liste (siehe Artikel Correct Bounce Management). Die Authentizität Ihrer Nachrichten können Sie mit verschiedenen technischen Systemen belegen. "Absender-ID " oder "Sender Policy Framework - SPF" sind zwei System, die es einem Server ermöglichen, die Identifizierung des Versenders einer E-Mail zu überprüfen. So lange Sie ernsthaft sind und die obigen Richtlinien befolgen, werden Ihre Nachrichten auch die meisten Spam-Filter permanent völlig reibungslos umgangen.